待ち時間を無くすテクニック！スケジューリングで仕事最適化【仕事術】
こんにちは、りべカスです。
今回は、待ち時間を無くすスケジューリングの応用テクニックについてお話したいと思います。
生活や仕事をする上で、待ち時間は絶対に発生してしまうことですが、この待ち時間を最小にすることで人生が豊かに且つ効率的に送れるということについてのお話です。
それでは、見ていきましょう。
✔そもそも待ち時間とは
そもそも待ち時間はどんなところに発生するのでしょうか？
例えば、今大人気のタピオカ店では、数時間の待ち時間が発生しています。
日本人は行列に対して、寛容で自ら並んでいくような文化を持っているため、苦に思う人が少ないようです。
また、仕事ではパソコンの起動時間やプリンターの印刷時間などの些細な時間も待ち時間となります。
このように詳細化していくと生活のあらゆるところに待ち時間が発生しており、これらは長い時間で考えると大きな時間の浪費になります。
✔あなたは待ち時間に何してる?
あなたは待ち時間に何をしていますか？
ただぼーっとしていたらもったいないです。
パソコンが起動する間に、簡単な雑務をこなしたり、朝礼の前に起動ボタンを押しておいたら、サッと業務を開始することができます。
このように「一歩先に自分が何をしているか？」を考えて、やらなければいけないリストを見て、そのスケジューリングを組むのですが、ココで待ち時間を最小にすることが重要なのです。
✔スケジューリングを考えよ
例えば、スケジュールを遂行する時に、「その場所でできることが限られる」という状況はよくあります。
研究室やオフィスでしかできないこと → メンバー会議や企業秘密の資料作成等
新幹線などの移動中にもできること → パソコンで企業秘密でない作業をする、本を読んで知識をインプット、瞑想して次に向けての休息、集中状態を高める作業
どこでもできることと、限られた場所でしかできないことを分けて考えると、待ち時間や空き時間はかなり減ります。
まあ、全ての業務が自宅でできたら一番効率がいいのですが、まだまだそんな会社は多くないです。
なので、いかに場所を考え、仕事を遂行し、待ち時間や空き時間を効率的に使うかで、多くの仕事で差がついていくのです。
そこで、待ち時間を減らすテクニックを紹介します。
待ち時間を減らすテクニック１：根本的な最適化
これは電車・車通勤で、身体がある程度拘束され且つ、その時間でできることが限られてしまう代表例です。
この時間を減らすには、会社の近くに住むことが解決策になります。
これらは確実に毎日発生することですから、まずここから最適化することがその後の自分の時間に大きく影響するでしょう。
待ち時間を減らすテクニック２：必要なものを全部作業スペースに出しておく
必要なものを作業するスペースに出しておくことで、いちいち後から取り出したり、持ってくる必要がなくなり、時間を最適化できます。
事務処理でもそうですが、パソコンの中の作業でも言えることです。
例えば、プレゼン資料を作る上でも、先にプレゼンの下書きを完成させます。
そして後でプレゼンに載せる画像や動画、データを集めて一気に載せていきます。
料理では、材料を全て書き出して、買ってきてから料理をしますね。
いちいちじゃがいもを切って、人参を買ってきてから人参を切って、また玉ねぎを買って・・・
なんてめんどくさいことしないわけです。
これと同じ順序で仕事もしていけると、待ち時間が圧倒的に減ります。
待ち時間を減らすテクニック３：まとめて行う
仕事や生活ではタスクをまとめて行うことが待ち時間短縮に役立ちます。
例えば、外に出て行わないといけない仕事をまとめておき、一括で外に出た時に行ったらいいのです。
これで、外に出る回数を減らせますし、効率的にタスクをこなせます。
これをオフィスでも行います。
席を立たないといけない作業を一括にまとめておきます。
些細な行動を一括で行い、待ち時間や何度も行う作業を減らしましょう。
✔結論
待ち時間は普段の生活でいろいろな場所に潜んでいます。
その時間をいかに無くし、いかに最適化していくことが重要なのです。
仕事の待ち時間を最小化して、自分の人生で一番楽しいことにかける時間を増やしましょう！
